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Den Weinverkauf kostengünstig und flexibel mit EXCEL abwickeln

Dr. Helmut Steiner
LVWO Weinsberg
E-Mail: helmut.steiner@lvwo.bwl.de

Viele selbstvermarktende Betriebe im Wein und Obstbau haben keine EDV-Lösung zur Abwicklung des Verkaufs im besonderen zur Erstellung von Rechnungen. Wenn ein Kunde eine Rechnung verlangt, wird sie mit Schreibmaschine, Rechnungsblock oder mit einem PC-Schreibprogramm wie z. B. Word geschrieben. Professionelle Verkaufsprogramme sind für kleinere Betriebe zu teuer. Außerdem erfordern sie einen relativ hohen Zeitaufwand bis alles reibungslos von der Programmseite her funktioniert und eine Person in die Bedienung des Programms eingearbeitet ist. Rentabel sind solche Lösungen nur ab einer bestimmten Mindestanzahl von Rechnungen pro Jahr. Da ein PC, Drucker und Standardprogramme wie z. B. Microsoft EXCEL oft schon vorhanden sind, stellt sich die Frage, ob mit diesem Programm die Rechnungsstellung zufriedenstellend zu lösen ist.

Deshalb wurde vom Autor eine EXCEL-Anwendung mit dem Namen Weinverkauf.xls erstellt und anhand von erdachten Geschäftsfällen auf Praxistauglichkeit getestet. Verwendet wurden dazu die (derzeit 107) Artikel des Staatsweinguts Weinsberg. Von jedem Artikel aus den verschiedenen Artikelgruppen wie Weine, Sekte, Liköre oder sonstige Artikel wurde ein bestimmter Bestand angenommen. Weiterhin wurde ein angenommener Kundenstamm von 170 Kunden geführt und innerhalb eines Buchführungsjahres ca. 180 Verkaufsfälle abgewickelt. Neben den geschriebenen Rechnungen und Lieferscheinen können damit auch statistische Auswertungen gemacht sowie z. B. eine offene-Posten-Verwaltung vereinfacht werden. Die gesamte Anwendung besteht aus einer (einzigen) EXCEL-Datei, sozusagen ein elektronischer Rechnungsblock mit der Möglichkeit bis zu ca. 200 Rechnungen zu schreiben. Diese Datei kann vorher kopiert und unter anderem Namen abgespeichert werden, so daß ohne weiteres auch mehr als 200 Rechnungen geschrieben werden können.

Die Datei (Weinverkauf.xls) besteht aus folgenden Teilbereichen:
1. Adressen-Tabelle, in der die Kunden verwaltet werden
2. Artikel-Tabelle, in der die Artikel verwaltet werden einschl. eines Anfangsbestandes
3. Rohformular zum Kopieren als Vorlage für neue Rechnungen
4. Rechnungen: Eine Tabelle ist eine Rechnung; R0 als Vorlage und ca. 200 Rechnungen R1, R2, .... R200
5. Auswertungen: Mehrere Tabellen zur Statistik, offene-Posten-Verwaltung etc.

Die Kundenverwaltung

Gezielte Auswahl von Zeilen und Spalten aus der Tabelle Adressen:

Kd Nr

Titel

Nachname

Vorname

Abt. Ansprechpart.

Straße

LKZ

Plz

Ort

Ra %

10

 

Apfeltraube

Otto

Eigenverbrauch!!

Neue Str. 1

 

74189

Weinsberg

30%

100

 

Albrecht

Fritz

 

Hauptstr. 6

 

71711

Steinheim

0%

102

 

Franz

Peter

 

Hauptstr. 6

 

74074

Heilbronn

0%

180

 

Currle

Werner

 

Hauptstr. 6

 

70329

Stuttgart

0%

888

 

BARVERKAUF

 

 

 

 

74189

Weinsberg

0%

991

 

Kostenlose Entnahme 1

Probe

 

 

 

74190

Weinsberg

0%

992

 

Kostenlose Entnahme 2

Bruch

 

 

 

74191

Weinsberg

0%

996

 

Kostenlose Entnahme 6

Inventurdiff.

 

 

 

74195

Weinsberg

0%

1000

Dr.

Achstetter

Robert

 

Hauptstr. 6

74831

Gundelsheim

0%

1040

 

Sommer GmbH

 

Herrn Dr. h.c. Otto Alt

Tiroler Str. 12

33619

Bielefeld

0%

1041

 

Koch

Michael

 

Freigut allern

2352

Gumpoldskirchen

0%

3015

 

Bundesauschuß Obst

 

 

Bahnhofstr. 7

 

53175

Bonn

15%

3016

 

Eckes

 

 

Bahnhofstr. 7

 

55268

Nieder-Olm

15%

3019

 

Staatl. Weinbauinstitut

 

 

Bahnhofstr. 7

 

79100

Freiburg

15%

3020

 

Berthold

Hermann

 

Bahnhofstr. 7

 

74172

Neckarsulm

15%

5002

Dr.

Kern

Rainer

 

Bahnhofstr. 7

 

75056

Sulzfeld

20%

5003

 

Pfeifer

Herbert

 

Bahnhofstr. 7

 

74722

Buchen

20%

5004

 

Aldinger

Alfred

 

Bahnhofstr. 7

 

77770

Durbach

20%



Jeder Kunde erhält eine eindeutige Kundennummer. Zu jedem Kunden werden möglichst viele Merkmale separat erfaß. Dazu gehören die Felder für eine vollständige Adresse sowie weitere Angaben wie kundenspezifische Rabatte u.ä.. Die Felder zur Adresse werden über die EXCEL-Funktionen Verketten und Glätten zu Zeilen im Adressfenster zusammengefasst, so dass ein geschlossener Wortblock ohne Lücken entsteht. So ist die 2. Adresszeile zusammengesetzt aus Titel, Vorname und Nachname (oder Firmenname) oder die 5. Zeile aus Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort. Die einzelnen Kundengruppen werden Nummernkreisen zugeordnet. Die Kunden Nr. ab 1000 bis 3000 sind Kunden, die keinen Rabatt bekommen, Kunden mit Kunden Nr. ab 3000 bis 5000 bekommen 15 % Rabatt.

Die Tabelle enthält außerdem folgende "Spezialkunden":

1. Kunde Barverkauf à zur Abwicklung und Statistischen Erfassung des Barverkaufs
2. Kunde Eigenverbrauch à zur Abwicklung und Erfassung des Eigenverbrauchs
3. Kostenlose Entnahme mit Unterfällen: Bruch, Kork; Probe, Inventurdifferenz


Weiterhin wird zu jedem Kunden hinterlegt, welche Art von Beleg er normalerweise erhält:

1. Verkauf auf Rechnung ca. 170 Kunden
2. Barverkauf 1 Kunde "Barverkauf"
3. Kostenlose Entnahme Kunden "Bruch" — "Kork" — "Probe" — "Inventurdifferenz"
4. Eigenverbrauch (30% Rabatt) 1 Kunde


Die Kundenverwaltung kann auch zusätzlich zum Versand von Preislisten über die Serienbrieffunktion von Word genutzt werden.

Die Artikelverwaltung

Hier gilt dasselbe wie bei den Kunden. Jedem Artikel wird eine eindeutige Artikelnummer zugewiesen. Der Artikel wird mit möglichst vielen Einzelmerkmalen erfasst, wie Jahrgang, Sorte Lage, Geschmacksrichtung Qualitätsstufe, Flaschengröße, Warengruppe, Untergruppe. Bestandteil der Artikeltabelle sind auch Flaschen- und Kistenpfand quasi als Spezialartikel, sowie Fracht und Abhholvergütung. Fracht hat den Preis 0. Erst bei der einzelnen Rechnung wird Frachtpreis eingetragen. Abholvergütung hat einen negativen Preis pro Einheit von z. B: -10 Cent, somit ergibt sich für den Kunden eine Vergütung. Bei jedem Artikel wird hinterlegt, ob er rabattfähig ist oder nicht. In der Artikeltabelle werden auch die Zugänge des Lagers (Bestandsvortrag + Abfüllungen) erfasst. Damit kann dann, wenn die Abgänge (in zusammengefasster Form) abgezogen werden, eine Inventurliste erstellt werden. Wird zu jedem Artikel ein Einkaufspreis (= Erzeugungskosten) bestimmt, so kann die Gewinnspanne als Differenz zwischen Verkaufserlös und Erzeugungskosten grob ermittelt werden.

Art-Nr

Artikelbezeichnung 1 Artikelbezeichnung 2
(verkettet jeweils aus verschiedenen. Feldern)

Flasch Größe

Netto

Brutto preis €

Eink- Preis €

Best.-vortrag

191

2000 Staatsweingut Weinsberg

Riesling Qualitätswein

1,00 L

3,45

4,00

3,00

5.000

163

2000 Staatsweingut Weinsberg

Riesling Auslese

0,75 L

8,62

10,00

5,00

1.000

98914

1998 Staatsweingut Weinsberg

Riesling Eiswein

0,50 L

26,55

30,80

10,00

1.000

92031

1999 Staatsweingut Weinsberg

Spätburgunder Qualitätswein trocken

0,75 L

3,88

4,50

3,00

2.000

92032

1999 Staatsweingut Weinsberg

Spätburgunder Qualitätswein

0,75 L

3,88

4,50

3,00

2.000

92051

1999 Staatsweingut Weinsberg

Spätburgunder Spätlese trocken

0,75 L

8,28

9,60

4,00

10.000

111

Staatsweingut Weinsberg

Looping 6 % Vol

0,75 L

4,31

5,00

3,00

2.000

1783

Staatsweingut Weinsberg

Muskateller Secco

0,75 L

5,34

6,20

3,00

1.000

1484

2000 Burg Wildeck

Rosé Extra trocken

0,75 L

7,41

8,60

5,00

1.000

70184

1997 Burg Wildeck

Riesling Extra trocken

0,75 L

7,93

9,20

5,00

800

80584

1998 Burg Wildeck

Chardonnay Brut

0,75 L

9,83

11,40

5,00

1.000

91784

1999 Burg Wildeck

Pinot Blanc De Noir Brut

0,75 L

9,83

11,40

5,00

1.000

10

Traminer Gelee

 

225 g

2,59

3,00

3,00

200

11

Lemberger Gelee

 

225 g

2,59

3,00

3,00

200

15

Barrique Wein Trüffel

In Geschenkpackung

100 g

7,07

8,20

8,00

500

18

Walnussöl

 

0,25 L

7,59

8,80

8,00

200

19

Traubenkernöl

 

0,25 L

12,41

14,40

12,00

200

20

Apfel-Essig

5 % Säure

0,50 L

4,31

5,00

5,00

200

95

Riesling Weinlikör

18 % Vol

0,50 L

8,28

9,60

6,00

300

40

Rubinette Apfelbrand

43 % Vol

0,50 L

8,28

9,60

6,00

300

60

Weinhefebrand

43 % Vol

0,50 L

8,79

10,20

8,00

300

30

Apfelsaft naturtrüb

 

1,00 L

1,03

1,20

1,00

1.000

32

Weisser Traubensaft

 

1,00 L

1,72

2,00

2,00

200

02001

Abholvergütung

 

 

-0,09

-0,1

-0,10

0

02500

Fracht

 

 

0,00

0

0,00

0

02050

Flaschenpfand

 

 

0,09

0,1

0,10

0

02051

Pfand KUKI

 

 

2,59

3

3,00

0


Verkaufsbedingungen

Basis für den Preis ist ein auf 10 Cent gerundeter Bruttopreis, aus dem der Nettopreis errechnet wird. Der Nettopreis wird über eine Format-Einstellung auf 2 Stellen nach dem Komma gerundet. So wird der Nettopreis auch in der Preisliste geführt. Gerechnet wird aber mit beliebig vielen Nachkommastellen. Auf diese Weise entstehen keine Rundungsdifferenzen und somit ist der Rechnungsbetrag bei einer Brutto-Rechnung und einer Netto-Rechnung exakt gleich. Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze sind nicht möglich, sondern nur ein einheitlicher Prozentsatz (derzeit 16%), der aber bei einer Erhöhung schnell geändert werden kann. Rabatt wird auf zwei Arten gewährt. Kundenspezifische Rabatte werden auf die prinzipiell rabattfähigen Artikel wie folgt gewährt:

KundenNr. > 3000 à 15%
KundenNr. > 5000 à 20%
KundenNr .> 7000 à 25%
KundenNr. > 9000 à 30%

Kunden die sonst keinen Rabatt bekommen, erhalten pro Auftrag Rabatt nach folgender Mengenrabattstaffel:

>  
>  
>  
>  

50 Flaschen
100 Flaschen
200 Flaschen
500 Flaschen

à 3%
à 8%
à 10%
à 15%



Hierzu zählen nur die Flaschen rabattfähiger Artikel. Beide Rabatte werden nicht addiert, sondern es gilt der höhere der zustehenden Rabatte. Skonto in Höhe von 2% auf den Rechnungsbetrag wird ab 100 Euro netto Warenwert ohne Rabatt bei Barzahlung oder Bezahlung innerhalb 8 Tagen gewährt.

Inhalt und Funktionsweise des Formulars für Rechnung/Lieferschein

Alle wichtigen Daten eines Beleges (Rechnung / Lieferschein) sind einer Tabelle mit dem Namen R0 (=Rohformular oder Vorlage) zu finden. Diese Tabelle besteht aus folgenden Bereichen:

Der Eingabebereich

Nur in diesem Bereich werden Daten in Eingabefelder über die Tastatur eingeben. Dazu müssen nur Zahlen eingegeben werden, was mit einer Hand über den Ziffernblock erfolgt. Mit der Tab-Taste gelangt man schnell von einem Eingabefeld zum Nächsten. Bei jedem wichtigen Eingabefeld ist ein Kommentar hinterlegt, der die Eingabemöglichkeiten näher erläutert. Zu jeder Rechnung müssen zunächst als zwingende Eingaben (Felder mit dunkelgrauer Füllfarbe) Kundennummer, Rechnungsnummer, und Rechnungsdatum eingegeben werden. Zu der Kundennummer wird dann automatisch die vollständige Adresse des Kunden in das sogenannte Adressfenster geschrieben. Von jedem Artikel müssen nur die Menge und die Artikelnummer erfasst werden. Die genaue Artikelbezeichnung und der Einzelpreis werden automatisch in das Rechnungsformular übertragen. Neben den zwingenden Eingabefeldern gibt es solche, in die eine Eingabe gemacht werden kann (hellgraue Füllfarbe). So kann neben der Rechnungsnummer eine laufende Nr. innerhalb des Rechnungsblocks vergeben werden. Vorgegebene Werte für Rabatt und Skonto können für diese Rechnung geändert werden. Ebenso gilt dies für den Standardpreis laut Preisliste. Der voreingestellte Wert für die Art des Belegs kann durch Überschreiben geändert werden, so daß z.B. aus einer Rechnung an den Kunden Mayer ein bezahlter Barverkauf adressiert an den Kunden Mayer wird. Über das Feld Lieferschein/Rechnung wird gesteuert, ob ein Lieferschein oder eine Rechnung ausgedruckt werden soll.

Der Berechnungsbereich

Aus den Daten über Menge und Artikel wird in Abhängigkeit von kundenspezifischem Rabatt in Kombination mit der Mengenrabattstaffel der tatsächliche Preis für einen Artikel ermittelt. Es wird geprüft, ob Skonto (auf alle Artikel) gewährt werden kann. Der Rabatt wird zusammengefaßt und es wird errechnet, wie hoch die rabattfähige Summe ist und dies sowohl für die Bruttorechnung als auch für die Nettorechnung. Der Skontobetrag wird aus dem Rechnungsendbetrag ermittelt, aber wieder auf den Preis des einzelnen Artikels zurückgerechnet. Auf diese Weise ist für die Statistik der tatsächlich erzielte Preis für den Artikel verfügbar.

Der Druckbereich

Von der gesamten Tabelle wird nur ein bestimmter Teil ausgedruckt, d. h. ein Druckbereich definiert der 2 DIN-A4 Seiten umfasst. In einer Zelle wird über eine Ziffer gesteuert, ob diese 2 unterschiedlichen Seiten ein Lieferschein (=1) oder eine Rechnung (=2) darstellen soll. Von Rechnung und Lieferschein sind jeweils 2 Varianten ausdruckbar, so dass von einem Verkaufsvorgang insgesamt 4 einzelne Seiten =Belege ausgedruckt werden können. Rechnung und Lieferschein sind ja in vielen Inhalten wie Adresse, Mengen, Artikelbezeichnung identisch. Für die Rechnung gibt es die Möglichkeit, eine Nettorechnung oder eine Bruttorechnung auszudrucken. Bei Lieferscheinen ist eine Variante mit Preisen, die andere ganz ohne Preise.

Auf einer Seite sind maximal 15 Positionen möglich. Die Positionen werden fortlaufend hochgezählt. Werden weniger als 15 Positionen verkauft, bleiben die restlichen Positionen bis zur Position 15 frei. Im oberen Teil wird in einem Adressfenster die Adresse geschrieben, auf der rechten Seite die Rechnungsnummer, Kundennummer Lieferscheinnummer und Datum. Im mittleren Teil stehen die einzelnen Verkaufspositionen mit Menge Artikelbezeichnung, Einzelpreis und Positionspreis. Im unteren Teil wird der Warenwert, Rabatte und Skonto berechnet und nachvollziehbar dargestellt.

Der Statistikbereich

Von einer Rechnung/Lieferschein werden alle wichtigen Daten (= 12 Merkmale) auf einer Zeile erfasst. So zum Beispiel Rechnungsnummer, Kunden-Nr., Datum; Anzahl Artikel, Bruttobetrag, Mehrwertsteuer, Rabatt, Skonto etc. Diese Werte sind dann einer zusätzlichen Tabelle dargestellt, wobei eine Zeile (oder Datensatz) eine Rechnung bedeutet. Die Daten können dann verdichtet werden zu Gesamtumsatz oder gesamter Flaschenzahl. Zusätzlich wird eine ausführliche Statistik über jede einzelne Rechnungsposition erstellt. Aus dieser Tabelle wird eine Kundenstatistik oder eine Artikelstatistik erstellt oder es wird ein Teilbereich wie z. B. die „Kostenlosen Entnahmen" nach Menge und Wert näher untersucht.

Erstellen einer Rechnung oder Lieferschein

Soll eine neue Rechnung erstellt werden, so wird das Rechnungsrohformular die Tabelle R0 kopiert und anschließend z. B. in R23 (= fortlaufende Rechnung 23) umbenannt. Zum Erstellen einer Rechnung oder eines Lieferscheins muss nur die nachstehende Maske ausgefüllt werden.

Art Rechnung laut Adreßdatei

1

Art Rechnung tatsächlich

1

Rechnungs- Datum:

30.11.01

Kunden Nr.:

9003

Laufende Nr. im Rechnungsblock

23

Rechnungs Nr.:

2001-0001

Faktor Rabatt Kunde laut Adreßdatei

0,7

Faktor Rabatt nach Mengenrabattstaffel

0,85

Tatsächlicher Rabattfaktor

0,70

errechneter Rabattfaktor

0,70

Lieferdatum:

11.11.01

1=Lieferschein oder 2=Rechnung

2

Positions-Nr.

 

Menge

Artikel Nr.

Einzelpreis Brutto änderbar

1

1000

92051

5,00

2

10

65

13,40

3

150

15

8,20

4

10

90141

6,20

5

10

54

16,40

6

10

90141

6,20

7

10

60

10,20

8

10

991

3,40

9

10

931

7,00

10

10

30

1,20

11

10

991

3,40

12

10

35

1,80

13

10

94231

72,00

14

10

94331

144,00

15

10

1391

3,60

Anzahl Artikel

1.280

 

Anzahl rabattfähige Artikel

1.110

Skonto autom.

Warenwert Netto €

11.825,86

2 %

Skonto tats. gewährt (änderbar)

2%

 

Mit der Tabulator-Taste kommt man von einem Eingabefeld zum Nächsten. Bei den zwingenden Eingabefeldern (dunkelgrau) muss ein Wert eingegeben werden. Bei den hellgrauen Kann–Eingabefeldern, kann der hinterlegte Wert überschrieben werden. Beispielsweise kann der Preis eines Artikels nur für diese Verkaufsposition geändert werden. Rabatt und Skonto werden dann aber vom veränderten Preis noch abgezogen. Genauso kann auf diese Art auch der automatisch gewährte Rabattwert und der Skontoprozentsatz verändert werden.

Wichtigste Information ist die Kundennummer. Mit ihr wird automatisch die vollständige Adresse ins Adressfenster übertragen. Die Kundennummer zum Kunden wird am effektivsten ermittelt , indem man eine alphabetische Liste neben den Bildschirm legt. Dazu reichen die Merkmale Nachname, Vorname und Ort aus, so dass sicherlich mehrere hundert Kunden auf ein Blatt (notfalls DINA3) gedruckt werden können. Jetzt muss nur das Datum (Rechnungsdatum oder ggf. Lieferdatum) für den Kopfbereich eingetragen werden. Anschließend müssen die einzelnen Rechnungspositionen mit Menge und Artikelnummer eingegeben werden. Die Artikelnummer wird vom Programmbenutzer aus der Preisliste entnommen und eingetragen. Mit jeder neuen Rechnungsposition wird die Positionsnummer um einen Zähler erhöht.

Alle Vorgänge, die zu einer Abnahme des Warenbestandes führen, werden mit einer fortlaufenden Belegnummer erfasst. Lieferungen von denen Menge, Preise und weitere Verkaufsbedingungen noch nicht feststehen, werden als Lieferschein mit dem Lieferdatum ausgedruckt zum Beispiel mit der Belegnummer L-2001-0012. Wird zeitlich später dann daraus eine Rechnung erstellt, erhält er dann die Rechnungsnummer 2001-0012. Eigenverbrauch und Kostenlose Entnahme sind Spezialrechnungen, die nur den Zweck haben die durch sie verursachte Bestandsabnahme zu dokumentieren. Datengrundlage dafür sind interne Aufzeichnungen wie Strichlisten u.ä.. Pro Quartal wird ein Abgleich zwischen dem tatsächlichen Weinbestand (durch Inventur ermittelt) und dem Bestand nach EXCEL-Programm (Anfangsbestand – Verkäufe) vorgenommen. Diese Differenz wird über einen Verkauf an den Kunden „Kostenlose Entnahme Inventur" ausgeglichen, so dass beide Bestände anschließend exakt übereinstimmen.

Der folgende Rechnungsausdruck vom Kunden „Most" ist ein Beispiel für eine sogenannte Netto-Rechnung mit 15 Rechnungspositionen. Da der kundenspezifische Rabatt (30%) höher ist als der Rabatt nach der Mengenrabattstaffel (15% bei 1110 rabattfähigen Artikeln) gilt der größere Wert von 30 % Rabatt. Der Warenwert netto ist größer als 100 Euro, deshalb wird automatisch 2 % Skonto gewährt. Weder die Artikelpreise noch der Skontoprozentsatz wurden verändert, sondern die voreingestellten Werte übernommen.

Einem Geschäftskunden ist leichter zu erklären, warum 10 mal 5,34 Euro bei Position 4 53,45 Euro ergeben und nicht 53,40. Die Differenz von 5 Cent liegt darin begründet, dass in Wirklichkeit beim Einzelpreis mit 5,345 Euro gerechnet wurde. Dieser Nettopreis wurde von einem auf 2 Stellen exakt angegebenen Bruttopreis zurück gerechnet.

Die zweite Rechnung geht an einen Endverbraucher (Bruttorechnung), der nur Rabatt nach der Mengenrabattstaffel (225 Flaschen =10%) erhält. Der in der Adressdatei geführte Kunde „Damm" zahlt bar, weshalb der Beleg von Rechnung in Barverkauf umbenannt wird. Außerdem kann er als Barzahler noch 2 % Skonto in Anspruch nehmenden.

Der Aufbau des Rechnungsformulars als eine Excel-Tabelle ist nachfolgend für eine Rechnung bzw. für einen Barverkauf dargestellt.


Weingut 

Herrn
Manfred Most

Rechn. Datum:

30.11.2001

Kunden Nr.:

9003

Lieferdatum:

11.11.01

Hauptstr. 6

Rechn Nr.:

2001-0001

67551 Worms

Rechnung

Pos

Menge

Art Nr

Artikelbezeichnung

FlaGr

Preis €

Gesamt €

1

1.000

92051

 

1999 Staatsweingut Weinsberg

0,75 L

8,28

8.275,86

 

 

 

 

Spätburgunder Spätlese trocken

 

 

 

2

10

65

Müller-Thurgau Tresterbrand

0,50 L

11,55

115,52

40 % Vol

3

150

15

 

Barrique Wein Trüffel

100 g

7,07

1.060,34

 

 

 

 

In Geschenkpackung

 

 

 

4

10

90141

1999 Staatsweingut Weinsberg

0,75 L

5,34

53,45

Riesling Kabinett trocken

5

10

54

 

Mispelbrand

0,50 L

14,14

141,38

 

 

 

 

42 % Vol

 

 

 

6

10

90141

1999 Staatsweingut Weinsberg

0,75 L

5,34

53,45

Riesling Kabinett trocken

7

10

60

 

Weinhefebrand

0,50 L

8,79

87,93

 

 

 

 

43 % Vol

 

 

 

8

10

991

2000 Staatsweingut Weinsberg

1,00 L

2,93

29,31

Kerner Qualitätswein trocken

9

10

931

 

2000 Staatsweingut Weinsberg

0,75 L

6,03

60,34

 

 

 

 

Kerner Qualitätswein trocken JUSTINUS K.

 

 

10

10

30

Apfelsaft naturtrüb

1,00 L

1,03

10,34

11

10

991

 

2000 Staatsweingut Weinsberg

1,00 L

2,93

29,31

 

 

 

 

Kerner Qualitätswein trocken

 

 

 

12

10

35

Schwarzer Johannisbeer-Nektar

1,00 L

1,55

15,52

13

10

94231

 

1999 Staatsweingut Weinsberg

1,50 L

62,07

620,69

 

 

 

 

Traum 1999 Qualitätswein trocken Magnum

 

 

14

10

94331

1999 Staatsweingut Weinsberg

3,00 L

124,14

1.241,38

Traum 1999 Qualitätswein trocken Doppelmagnum

15

10

1391

 

2000 Staatsweingut Weinsberg

1,00 L

3,10

31,03

 

 

 

 

Schillerwein Qualitätswein trocken

 

 

 

Warenwert netto

11.825,86 €

Rabatt

30% aus

10.739,66 €

3.221,90 €

Rechnungsbetrag

8.603,97 €

Mehrwertsteuer 16 %

1.376,63 €

Rechnungsbetrag incl. MWST

9.980,60 €

Bitte bezahlen Sie den Betrag von 9.980,60 € bis spätestens 30.12.2001.

Bei Bezahlung bis 08.12.2001 gewähren wir 2,00% Skonto = 199,61 € ; Zahlbetrag = 9.780,99 €

Bankverbindung: Volksbank Heilbronn: BLZ 600 200 10 Konto Nr. 2 345 789


 


Weingut

Herrn
Hubert Damm
Hauptstr. 6
77654 Offenburg

 

 

 

 

Rechn. Datum:

Kunden Nr.:

30.09.2001

1004

 

 

 

 

 

 

Rechn Nr.:

2001-0002

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Barverkauf

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Artikelbezeichnung

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pos

Menge

Art. Nr.

 

 

FlaGr

Preis €

Gesamt €

1

215

47

 

Kirschwasser

0,50 L

13,80

2.970,00

 

 

 

 

43 % Vol

 

 

 

2

10

65

 

Müller-Thurgau Tresterbrand 

0,50 L

13,40

134,00

 

 

 

 

40 % Vol

 

 

 

3

10

15

 

Barrique Wein Trüffel  

100 g

8,20

82,00

 

 

 

 

In Geschenkpackung

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

Warenwert brutto

3.183,00 €

  

 

 

Rabatt

10% aus

3.101,00

310,10 €

 

 

Rechnungsbetrag

2.872,90 €

 

 

In diesem Betrag ist  16 % Mehrwertsteuer enthalten. =

396,26 €

 

 

Skonto

2%

57,46 €

  

 

 

Zahlbetrag

2.815,44 €

 

 

 

  

  

 

 

Betrag dankend erhalten




Statistische Auswertungen

Nach Abschluss der Verkäufe können zusammenfassende Statistiken erstellt werden wie eine Kundenstatistik oder eine Artikelstatistik. Diese Statistiken können dann individuell gestaltet werden. So können z. B. bei der Kundenstatistik nicht nur Umsatz und Absatz, sondern auch die Gewinnbeiträge der einzelnen Kunden s.u. dargestellt werden. Analog ist dies auch für die Artikelstatistik möglich. Mit der Kurzstatistik kann die Offene- Posten-Verwaltung durchgeführt werden. Zu jedem Beleg werden zusätzliche Merkmale wie Datum Geldeingang; Teilzahlung , etc. erfasst und mit der Filterfunktion z.B. die säumigen Schuldner ermittelt und dann unter Umständen gemahnt.

Auswertung Weinverkauf 2001/2002 (170 Rechnungen)

KdNr

Name

Menge

Umsatz

Eink. Summe

Gewinnbeitrag

% Gewinn

991

Kostenlos Entn. Probe

749

0,00

2.969,00

-2.969,00

 

992

Kostenlos Entn. Bruch

321

0,00

1.340,00

-1.340,00

 

993

Kostenlos Entn. Kork

241

0,00

1.002,00

-1.002,00

 

996

Kostenlos Entn. Inventur

540

0,00

2.004,00

-2.004,00

 

3020

Berthold

31

192,07

114,00

78,07

41%

1004

Doll

37

286,06

159,00

127,06

44%

3011

Schmid

62

383,87

231,00

152,87

40%

3019

Staatl. Weinbauinstitut

93

424,33

291,00

133,33

31%

1007

Fox

70

563,14

311,00

252,14

45%

1012

Haag

74

664,40

335,00

329,40

50%

3016

Eckes

171

708,88

527,00

181,88

26%

3613

Wiedemann

163

791,85

623,50

168,35

21%

1002

Amstad

143

902,53

491,20

411,33

46%

5011

Pape Maschinen GmbH

266

962,56

790,60

171,96

18%

3008

Heitlinger

239

1.033,02

832,00

201,02

19%

1000

Achstetter

171

1.294,50

691,00

603,50

47%

10

Eigenverbrauch

218

1.340,69

937,00

403,69

30%

3013

Wiedenmann

278

1.608,77

1.218,00

390,77

24%

3006

Becker

232

1.782,82

956,00

826,82

46%

3004

Waldbüsser

198

1.920,23

1.200,00

720,23

38%

5001

Heid

389

1.964,19

1.335,00

629,19

32%

5012

Walter GmbH & Co

453

2.572,54

1.810,00

762,54

30%

1010

Gaiser

387

2.616,24

1.405,00

1.211,24

46%

3015

Bundesauschuß Obst

475

2.752,62

1.667,30

1.085,32

39%

1068

Geiger

412

2.959,92

1.533,90

1.426,02

48%

1014

Hammel GbR

386

2.971,74

1.592,40

1.379,34

46%

3000

Albrecht

586

3.740,35

3.008,00

732,35

20%

1040

Sommer GmbH

609

3.936,58

2.043,40

1.893,18

48%

888

BARVERKAUF

641

4.329,55

2.795,20

1.534,35

35%

5003

Pfeifer

971

5.163,41

3.373,00

1.790,41

35%

5002

Kern

1.187

6.595,79

4.304,00

2.291,79

35%

5010

Jacoby GmbH & Co KG

838

6.603,08

3.378,00

3.225,08

49%

5007

Dorsch

1.561

7.495,04

5.195,00

2.300,04

31%

3002

Gurrath

1.481

9.905,75

6.125,20

3.780,55

38%

3017

Innenministerium

1.760

10.030,89

6.123,60

3.907,29

39%

5000

Fleck

2.237

11.473,84

7.224,40

4.249,44

37%

5013

WLZ Raiffeisen AG

1.699

12.511,78

9.432,00

3.079,78

25%

5006

Claus

4.826

27.364,42

17.174,00

10.190,42

37%

5004

Aldinger

6.146

32.860,73

21.684,00

11.176,73

34%

9004

Frank

4.496

52.118,44

26.060,00

26.058,44

50%

5005

Baur

8.245

53.399,38

33.321,20

20.078,18

38%

7000

Heß

22.216

111.281,94

76.712,00

34.569,94

31%

 

Total

66.298

389.507,96 €

254.318,90 €

134.654,06 €

35%


Möglichkeiten und Grenzen von Weinverkauf.xls

Weinverkauf.xls kann und soll nicht mit professionellen Programmen konkurrieren, die mehr Funktionen haben, leistungsfähiger sind, aber auch mehr kosten, komplizierter in der Handhabung sind und eine längere Einarbeitungszeit benötigen.

Die Beschränkung auf 15 Rechnungspositionen pro Auftrag kann leicht umgangen werden, indem für einen Verkaufsvorgang mehrere Rechnungen geschrieben werden. Auf der letzten Rechnung kann dann der Gesamtbetrag vermerkt werden. Dieser Fall wird sicher sehr selten vorkommen und würde den immensen zusätzlichen Aufwand für die Entwicklung eines mehrseitigen Rechnungsformulars nicht rechtfertigen.

Von Nachteil ist, dass Kunden und Artikel nicht innerhalb des Programms gesucht und auf das Rechnungsformular übertragen werden können. Vielmehr müssen Kunden und Preisliste ausgedruckt vorliegen, um dann eine Kunden- oder Artikelnummer auszuwählen. Bei einer Artikelzahl von maximal 100 dauert dies sicher nicht länger als über eine programmgestützte Auswahlliste. Selbst bei einer Kundenzahl von bis zu tausend Kunden ist die manuelle Auswahl der Kundennummer relativ schnell zu erledigen.

Voraussetzung für einen reibungslosen Einsatz des Programms ist, dass eine Person im Betrieb sich mit EXCEL auskennt und damit die notwendigen kleineren Änderungen am Programm und die statistischen Auswertungen vornehmen kann. Die Statistik wir nur in der Rohform zur Verfügung gestellt, die eigentliche Auswertung muss noch selber in der gewünschten Form und Art der Auswertung erstellt werden. Diese EXCEL-kundige Person ist dann auch Ansprechpartner für alle auftretenden Problemfälle.

Der größte Vorteil ist, dass alle möglichen Änderungen schnell und nachvollziehbar gestaltet werden können und jede denkbare Art der statistischen Auswertung angehängt werden kann.

Bei der LVWO Weinsberg sind bisher drei Verkaufsprogramme auf EXCEL-Basis im praktischen Einsatz. So werden die Rechnungen über Unterkunft und Verpflegung an Bedienstete und Schüler mit ca. 150 Rechnungen pro Monat auf diese Weise abgewickelt. Im Referat Rebenzüchtung wurden 180 Rechnungen eines Jahres über Lizenzgebühren der von der LVWO gezüchteten Rebsorten (Dornfelder, Neue Rotweinsorten u.a.) erstellt. Bei beiden Verfahren mussten zu jeder Rechnung zusätzliche Formulare entwickelt werden, die den Anforderungen der kameralistischen Haushaltsbuchführung genügen, wie z. B. eine Aufteilung des Rechnungsbetrags in verschiedene Haushaltstitel. Bei der jährlichen Frühjahrspräsentation der Weine des Staatsweingutes Weinsberg wurde der Barverkauf über EXCEL abgewickelt. Der Verkauf an in der Kundenkartei erfassten Kunden wurde parallel dazu mit dem Programm VINO 2000 durchgeführt. An diesem Tag wurden 85 Rechnungen an Barzahler geschrieben, die dann zu einem "großen Barverkauf" zusammengefasst und ins reguläre Verkaufsprogramm VINO 2000 übertragen wurden. Auf diese Weise konnten längere Wartezeiten bei der Bedienung der Kunden bei sonst nur einem PC-Arbeitsplatz für das reguläre Verkaufsprogramm vermieden werden.

Hier können Sie die Datei Weinverkauf.xls herunterladen (Dateigröße ca. 2 MB). Sie müssen Sie noch für Ihre eigenen Zwecke anpassen oder können Sie als Ideenquelle für eine eigene Excel-Anwendung verwenden.  Weinverkauf.xls

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